Projetos invariavelmente fazem parte da vida de qualquer empresa. Projetos semanais, mensais, de expansão, de reorganização. Com metas específicas e que podem mover um time montado pra isso ou toda a companhia. São uma jornada planejada e que podem resultar em destinos que vão desde o mais insatisfatório: a revelação de que no máximo se ganhou algum aprendizado mas com muita perda de recursos pelo caminho; até o melhor dos mundos, quando a empresa tem suas expectativas superadas.

Projetos invariavelmente fazem parte da vida de qualquer empresa. Projetos semanais, mensais, de expansão, de reorganização. Com metas específicas e que podem mover um time montado pra isso ou toda a companhia. São uma jornada planejada e que podem resultar em destinos que vão desde o mais insatisfatório: a revelação de que no máximo se ganhou algum aprendizado mas com muita perda de recursos pelo caminho; até o melhor dos mundos, quando a empresa tem suas expectativas superadas.

Ainda que não sejam tão dramáticos ou tão emocionantes, as metodologias ágeis vêm para conseguir preencher os espaços que esse tipo de missão não consegue compor. Dos mais ousados aos mais conservadores, estes métodos vindos do campo das empresas de tecnologia têm ao seu lado uma flexibilidade e uma análise frequente que quase conseguem garantir menos surpresa e resultados mais calculáveis, alcançáveis e mais fáceis de gerenciar.

Da forma organizada como são descritos hoje em diversos livros de diversas correntes, esses métodos datam de meados dos anos 2000, mas o papo de quebrar essa ideia de organização tradicional em projetos menores e mais maleáveis pode ser remontada até o início das empresas de tecnologia nos anos 1970. E todos eles têm alguma ligação justamente com a criação de software, com as startups e empresas desse ramo que, por natureza, não lida bem com decisões muito sólidas e com o tipo de hierarquia tradicional que pode travar as estratégias.

Em 2001, um grupo de programadores de locais diversos dos EUA se reuniu no estado de Utah para conversar, estudar e sistematizar esse tipo de método. O Manifesto para desenvolvimento ágil de software, publicado pelo grupo à época, ainda está no ar: (https://agilemanifesto.org/iso/ptbr/manifesto.html)

A diretriz, que abre uma série de 12 princípios, resume muito bem a ideia: ?Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega contínua e adiantada de software com valor agregado?. Ainda que a importância não tenha se perdido e que gigantes da tecnologia ao redor do mundo ainda utilizam estas ideias, a ideia da metodologia ágil não está limitada ao campo do desenvolvimento de programas. Mesmo os valores principais que sustentam essa ideia no manifesto podem ser uma boa plataforma para aplicar essa ideia em qualquer empresa.

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
Software em funcionamento mais que documentação abrangente
Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
Responder a mudanças mais que seguir um plano

O SCRUM, o KANBAN, o SMART e todos os outros

A ideia dos métodos ágeis se tornou uma espécie de guarda chuva para coisas mais específicas. Ao longo do tempo, não só foram surgindo formas novas de lidar com esse tipo de estratégia e de sistematizar esquemas diferentes de trabalho como práticas antigas e de fora dos EUA acabaram sendo caracterizadas como ágeis de acordo com alguns teóricos.

O Kanban, por exemplo, desenvolvido dentro da montadora japonesa Toyota por um dos engenheiros nos anos 1940, é considerado um exemplo da aplicação dessa perspectiva. A ideia, na época, era diminuir o desperdício, o trabalho desnecessário e potencializar os lucros. Tudo isso era feito pela documentação e organização dos processos com o foco no combate a qualquer tipo de desperdício. Seja de matéria prima, de tempo ou de força de trabalho.

Entre os frameworks mais modernos e ?na crista da onda? do que é considerado a melhor forma de lidar com projetos hoje em dia, o Scrum é o mais famoso. O princípio central neste caso é baseado num sistema cíclico e incremental. Ou seja: o trabalho e as equipes se dividem e se organizam em etapas curtas com objetivos bem definidos (scrums) que vão formar projetos maiores. A parte incremental vai ser a que, a partir destes ciclos, analisa e muda os planos de acordo. Evitando que muita gente se envolva em algo durante muito tempo só para perceber, ao fim, que poderia ter feito diferente.

Pensando nas metas e objetivos especificamente, algo muito falado na teoria dos métodos ágeis é o SMART enquanto forma de organizar o gerenciamento de projetos. O acrônimo em inglês surgiu numa publicação chamada Management Review em 1981 e se divide em cinco palavras chaves para a criação de metas.

*Specific (Específico)
*Measurable (Mensurável)
*Assignable (Responsabilizável)
*Realistic (Realista)
*Time-related (Prazo)

A ideia é bastante clara e auto explicativa. O que vai ser feito? Como vai ser mensurado? Quem vai fazer? Até quando? Tudo isso dentro de uma expectativa de uma tarefa possível de ser cumprida.

Como aplicar métodos ágeis em qualquer empresa?

Métodos ágeis podem trazer mais produtividade, mais rapidez nas entregas, ter melhor gerenciamento de risco e promover maior independência das equipes. São perfeitos para quase todo tipo de tarefa que não vai mudar completamente a estrutura da companhia e fazem o negócio caminhar bem na maior parte dos casos.

Mas ainda que exista uma empolgação com a ideia e uma vontade de seguir à risca muitos dos guias que lotam as livrarias, os blogs e as mídias sociais voltadas para a estratégia e o gerenciamento, vale sempre dizer pensar no aspecto de adaptação. Teste. Se não funcionar, mude. Se funcionar. Estude mais um pouco.

Se você não sabe por onde começar, separamos alguns pilares importantes que podem iluminar as decisões quando você vai compará-los com a rotina da empresa.

Interatividade A comunicação entre as equipes, entre os setores, entre os chefes, os funcionários, os gerentes devem fluir de forma natural. Idealmente, não só aqui como em qualquer estratégia, é importante que todos estejam no mesmo barco e dispostos a remar na mesma direção antes de começar.

Iteratividade Não confundir com interatividade. A Iteração, os ciclos, os scrums ou qualquer nome que preferir são parte central destes métodos. O que vai definir a agilidade dos métodos é justamente pensar em cada passo, cada obstáculo, cada etapa, para construir o caminho todo.

Flexibilidade Deu certo? Continue. Deu errado? Ajuste. Deu certo mas poderia melhorar? Pare, estude e descubra a melhor forma de seguir. A cada ajuste, é sempre bom olhar para aquela meta definida (preferencialmente de uma forma SMART) e pensar em qual das letrinhas é preciso mexer.

Transparência A subdivisão, a independência e a rapidez das tarefas pode dar uma primeira impressão é que as equipes trabalham cada uma separada da outra. Mas o essencial para os métodos ágeis funcionarem é que todos tenham o objetivo maior em mente e que todos saibam, mais ou menos, quem está responsável pelo quê. Isso demanda comunicação clara e um lugar onde as dúvidas possam ser respondidas.